Asiakirjojen pitäisi olla pieniä. Sitten joku skannaa 200-sivuisen sopimuksen 600 dpi:n tarkkuudella, suunnittelija vie painovalmiin esitteen tai tarjouspyyntö vaatii 40 PDF:ää piirustuksineen – ja sähköposti palautuu. Tämä opas kertoo, miten suuria asiakirjoja ja PDF:iä lähetetään, alkaen yksinkertaisimmasta korjauksesta ja päättyen tapoihin, joilla ei ole käytännön kokorajaa.
Miksi jotkin asiakirjat ovat niin suuria?
Teksti on pientä – 300-sivuinen romaani pelkkänä tekstinä on selvästi alle 1 MB. Asiakirjat kasvavat siitä, mitä niihin on upotettu:
- Skannaukset. Jokainen skannattu sivu on kuva. Värillinen skannaus suurella tarkkuudella voi olla useita megatavuja sivua kohden.
- Kuvat ja kaaviot. Wordiin tai PowerPointiin liitetyt pakkaamattomat valokuvat säilyttävät kameran täyden resoluution.
- Painovalmiit tiedostot. Painoon menevissä PDF:issä on korkearesoluutioiset kuvat, upotetut fontit ja väriprofiilit.
- Piirustukset ja suunnitelmat. CAD:stä viedyt arkkitehti- ja insinööri-PDF:t sisältävät vektoritiedot jokaisesta viivasta (katso lähetä CAD-tiedostoja).
- Kokonaisuudet. Due diligence -paketti, tarjous tai oikeudenkäyntiaineisto koostuu monesta asiakirjasta, usein kansiorakenteessa, jolla on merkitystä.
Miten pienennän suurta PDF:ää?
Jos sinun täytyy lähettää se sähköpostilla, pienennä se ensin – tämä on usein nopein ratkaisu:
- Adobe Acrobat: käytä toimintoa Reduce File Size tai Optimize PDF.
- macOS:n Esikatselu: Arkisto → Vie ja valitse Quartz-suodin Reduce File Size. Se pakkaa kuvia voimakkaasti, joten tarkista tulos.
- Word ja PowerPoint: käytä toimintoa Compress Pictures (pakkaa kuvat) ennen PDF-vientiä.
- Skannerit: skannaa teksti 200–300 dpi:n harmaasävyinä 600 dpi:n värien sijaan.
PDF:n pakkaaminen ZIPiksi auttaa harvoin paljon: sen sisällä olevat kuvat ovat yleensä jo pakattuja. Ja jos asiakirjan on säilytettävä painolaatu – taideteokset, suunnitelmat, allekirjoitetut alkuperäiset – älä pienennä sitä; lähetä se täysikokoisena jollakin alla olevista tavoista.
Millä tavoilla suuria asiakirjoja voi lähettää?
Ilmaisten henkilökohtaisten tilausten rajat tilanteessa 5. marraskuuta 2026, kunkin toimittajan ohjesivuilta.
| Tapa | Kokoraja | Vastaanottajan kokemus | Tallennetaanko kopio palvelimelle? | Lähettäjä verkossa? | Paras käyttöön |
|---|---|---|---|---|---|
| Sähköpostiliite | 20–25 MB viestiä kohden | Avautuu postilaatikossa | Kyllä, postilaatikoissa | Ei | Pienet PDF:t |
| Gmail ja Drive-linkki | Googlen 15 GB:n tallennustilasi | Linkki Driveen | Kyllä | Ei | Gmailin käyttäjät |
| iCloud Mail Drop | 5 GB, 30 päivää | Latauslinkki | Kyllä | Ei | Apple Mailin käyttäjät |
| Pilvitallennuksen jako (Drive, OneDrive, Dropbox) | Tallennuskiintiösi | Esikatselu verkossa, kommentointi | Kyllä, kunnes poistetaan | Ei | Viikkoja uudelleen avattavat asiakirjat |
| Siirtopalvelu (WeTransfer ilmainen) | 3 GB, vanhenee 3 päivässä | Latauslinkki | Kyllä, väliaikaisesti | Ei | Kertalähetykset |
| StrongFolder (P2P) | Palvelu ei aseta rajaa | Lataa suoraan sinulta | Ei | Kyllä | Isot PDF:t, asiakirjakansiot, yksityisyys |
Sähköposti ja pilvilinkki
Useimmille vaivattomin: Gmail korvaa yli 25 MB:n liitteen Google Drive -linkillä, Outlook voi liittää OneDrive-tiedostoja linkkeinä, ja iCloud Mail voi siirtyä käyttämään Mail Dropia. Kaikkien palveluntarjoajien luvut löytyvät sivulta sähköpostiliitteiden kokorajat.
Jaettu pilvikansio
Paras, kun asiakirjat ovat eläviä: sopimus, joka käy läpi kommenttikierroksia, jaettu ohjekirjasto, kansio, johon asiakas palaa kuukausien ajan. Vastaanottaja voi esikatsella lataamatta. Hintana on tallennettu kopio palveluntarjoajan palvelimilla ja tallennuskiintiösi.
Tiedostonsiirtopalvelu
Sopii muutaman gigatavun kertapakettiin, kun et halua pysyä verkossa. Tiedostot tallennetaan muutamaksi päiväksi ja poistetaan sitten.
Suora linkki StrongFolderilla
Valitse PDF:t tai koko asiakirjakansio, kopioi linkki ja liitä se sähköpostiisi liitteen sijaan.
Kun vastaanottaja avaa sen, lataus alkaa heti – suoraan tietokoneeltasi salatun yhteyden kautta.
Tiedostoja ei koskaan ladata StrongFolderin palvelimelle eikä tallenneta sinne. Kansiopuu saapuu sellaisena kuin sen rakensit: 01 Contract,
02 Annexes, 03 Drawings.
Ilmainen · selaimessa · ei rekisteröitymistä
Miten lähetän asiakirjakansion oikeassa järjestyksessä?
Numeroidut alikansiot ja tiedostonimet ovat usein osa toimitusta: tarjouksen tai oikeudenkäyntiaineiston on säilytettävä rakenteensa. Kaksi vinkkiä:
- Numeroi kansiot ja tiedostot (
01_,02_), jotta ne lajittuvat samoin jokaisessa järjestelmässä. - Lähetä kansio, ei ZIPiä, jotta vastaanottajan ei tarvitse purkaa sitä ja hän saa saman puun heti. Katso lähetä kansio pakkaamatta.
Onko luottamuksellisten asiakirjojen lähettäminen verkossa turvallista?
Jokainen yllä oleva tapa salaa yhteyden siirron aikana. Ero on tallennetussa kopiossa: sähköposti ja pilvilinkit jättävät asiakirjan palvelimille, kunnes joku poistaa sen; suora siirto ei jätä. Jos suora yhteys ei ole mahdollinen (tiukka yrityksen palomuuri, jotkin mobiiliverkot), salattu tiedostovirta kulkee StrongFolderin välityspalvelimen (TURN) kautta. Välityspalvelin vain välittää datan eikä tallenna sitä.
Säänneltyihin työnkulkuihin – allekirjoitukset, audit-lokit, säilytyssäännöt, pääsyhyväksynnät – käytä organisaatiosi edellyttämää järjestelmää (sähköisen allekirjoituksen palvelu, datahuone, hallitun tiedostonsiirron alusta). StrongFolder on tehty nopeaan ihmiseltä ihmiselle -toimitukseen, ei vaatimustenmukaiseen kirjanpitoon. Lisää oppaassa turvallinen tiedostojen jakaminen.
Milloin StrongFolder ei ole paras valinta asiakirjoille?
- Asiakirja mahtuu sähköpostiin. Liitä se vain.
- Ihmisten täytyy kommentoida, muokata tai allekirjoittaa verkossa. Käytä pilvieditoria tai sähköisen allekirjoituksen työkalua.
- Vastaanottaja avaa linkin päiviä myöhemmin. Linkki toimii niin kauan kuin lähettäjä jakaa. Kun lähettäjä napsauttaa Stop Sharing tai sulkee välilehden, tiedostot eivät ole enää saatavilla.
- Tarvitset virallisen audit-jäljen siitä, kuka latasi mitä ja milloin.
Yhteenveto
Lähettääksesi suuria asiakirjoja pienennä PDF:ää, jos laatu sen sallii, liitä se, jos se mahtuu alle 20–25 MB:n, ja muuten lähetä linkki: pilvilinkki asiakirjoille, joiden parissa ihmiset jatkavat työskentelyä, ja suora P2P-linkki isoille PDF:ille ja kokonaisille asiakirjakansioille, jotka haluat toimittaa ilman tallennettua kopiota. Kaikki tavat koon mukaan löytyvät oppaasta miten lähettää suuria tiedostoja.