Email vẫn là cách mặc định để gửi file — cho đến khi file vượt quá giới hạn vài megabyte. Trang này liệt kê giới hạn dung lượng file đính kèm email hiện tại của các nhà cung cấp chính, giải thích vì sao một file đính kèm dưới giới hạn vẫn có thể bị trả về, và so sánh các cách khắc phục khi file quá lớn để gửi qua email — ví dụ khi bạn cần gửi file Excel, Word hay PowerPoint dung lượng lớn qua Gmail.
Giới hạn dung lượng file đính kèm của từng nhà cung cấp email là bao nhiêu?
Giới hạn cho tài khoản cá nhân tính đến 5 tháng 11, 2026, theo trang trợ giúp của chính từng nhà cung cấp.
| Nhà cung cấp | Giới hạn đính kèm mỗi thư | Cách tích hợp sẵn cho file lớn hơn | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Gmail | 25 MB | Link Google Drive, được chèn tự động | Giới hạn Workspace do quản trị viên đặt |
| Outlook.com | 20 MB hoặc 25 MB (các trang Microsoft ghi khác nhau) | File OneDrive dưới dạng link, tối đa 2 GB | Tài khoản Microsoft miễn phí có 5 GB lưu trữ OneDrive |
| Outlook với Microsoft 365 (công việc/trường học) | Do tổ chức của bạn đặt | Link OneDrive / SharePoint | Hỏi quản trị viên IT |
| iCloud Mail | 20 MB | Mail Drop, tối đa 5 GB, link 30 ngày | Mail Drop có giới hạn lưu trữ riêng 1 TB |
| Yahoo Mail | Tổng 25 MB | Chia sẻ link cloud | Áp dụng cho cả thư đến và thư đi |
| Proton Mail | 25 MB (thư đi) | Link Proton Drive | Như nhau ở gói miễn phí và trả phí |
Từ bảng này có hai quy tắc thực tế: bất kỳ file nào trên 20 MB đều có rủi ro khi đính kèm, dù bạn dùng nhà cung cấp nào, và câu trả lời của mọi nhà cung cấp cho file lớn hơn đều giống nhau — gửi link.
Vì sao file đính kèm dưới giới hạn vẫn bị lỗi?
Có ba lý do, xếp theo mức độ thường gặp:
- Phần dư do mã hóa. Email được thiết kế cho văn bản, nên file đính kèm được chuyển thành văn bản (Base64) để truyền đi. Điều đó làm chúng lớn hơn khoảng một phần ba: một file 18–19 MB đã có thể lấp đầy một thư 25 MB.
- Giới hạn của người nhận. Nhà cung cấp của bạn có thể chấp nhận 25 MB, nhưng máy chủ công ty của người nhận có thể chỉ cho 10 MB. Thư sẽ bị trả về ở phía họ.
- Cả thư đều được tính. Giới hạn áp dụng cho tổng tất cả file đính kèm cộng với nội dung thư — ba file 9 MB trong một email là 27 MB.
Giới hạn tính theo từng file hay từng email?
Theo từng email. Gmail và Yahoo nêu giới hạn là tổng của tất cả file đính kèm trong một thư. Bạn có thể gửi nhiều email, mỗi email vài file, nhưng khi có nhiều hơn một vài file thì mọi thứ trở nên lộn xộn rất nhanh — người nhận phải gom và ghép lại tất cả.
Có những cách nào khi file quá lớn để gửi qua email?
| Cách khắc phục | Dung lượng xử lý được | Công sức của bạn | Công sức của người nhận | Lưu trên máy chủ? |
|---|---|---|---|---|
| Nén file (PDF, hình ảnh) | Giảm được vài MB xuống dưới giới hạn | Thấp | Không | Trong hộp thư |
| Nén ZIP các file | Giảm chút ít; gần như không giảm với ảnh và video | Thấp | Giải nén ZIP | Trong hộp thư |
| Chia ra nhiều email | Vài chục MB | Cao | Gom đủ các phần | Trong hộp thư |
| Link ổ đĩa cloud (Drive, OneDrive, Dropbox) | Hạn mức lưu trữ của bạn | Tải lên trước | Nhấp vào link | Có, đến khi bị xóa |
| iCloud Mail Drop | 5 GB | Tải lên trước | Nhấp vào link (30 ngày) | Có, 30 ngày |
| Dịch vụ chuyển file (WeTransfer miễn phí) | 3 GB mỗi lần chuyển | Tải lên trước | Nhấp vào link (3 ngày) | Có, 3 ngày |
| Link StrongFolder | Dịch vụ không giới hạn | Không — không tải lên | Nhấp vào link | Không |
Thu nhỏ file
Với file PDF chỉ vượt giới hạn một chút, thu nhỏ là cách nhanh nhất: Reduce File Size của Acrobat, bộ lọc Reduce File Size trong Preview trên macOS, hoặc Compress Pictures trong Office trước khi xuất file. Chi tiết trong cách gửi tài liệu dung lượng lớn.
Dùng link tích hợp sẵn của nhà cung cấp
Gmail tự động làm điều này với Google Drive, Outlook.com với OneDrive, còn iCloud Mail với Mail Drop. Đây là cách ít trở ngại nhất, nhưng file chiếm dung lượng cloud của bạn và một bản sao nằm lại trên máy chủ của nhà cung cấp.
Dán link chuyển file trực tiếp vào email
Với StrongFolder, bạn không cần đính kèm hay tải lên gì cả. Chọn file hoặc thư mục, sao chép link và dán vào email. Khi người nhận nhấp vào, trình duyệt của họ tải thẳng từ trình duyệt của bạn qua kết nối được mã hóa. File không bao giờ được tải lên hay lưu trên máy chủ của StrongFolder. StrongFolder không đặt giới hạn dung lượng. Giới hạn thực tế là dung lượng ổ đĩa còn trống của người nhận, tốc độ kết nối và thời gian cả hai thiết bị cùng trực tuyến.
Điều kiện duy nhất: Tab trình duyệt của người gửi phải luôn mở và trực tuyến cho đến khi người nhận tải xong — file đi từ thiết bị của người gửi, không phải từ máy chủ. Nếu bạn gửi email vào ban đêm và người nhận đọc vào buổi sáng, hãy dùng link cloud.
Miễn phí · ngay trên trình duyệt · không cần đăng ký
Tôi có thể tăng giới hạn dung lượng file đính kèm email không?
Với tài khoản cá nhân thì không — giới hạn do nhà cung cấp cố định. Với tài khoản doanh nghiệp (Google Workspace, Microsoft 365), quản trị viên có thể tăng hoặc giảm giới hạn trong mức mà nhà cung cấp cho phép. Ngay cả khi đó, thư vẫn phải vừa với máy chủ của người nhận, thứ mà bạn không kiểm soát được. Đó là lý do gửi link là cách đáng tin cậy cho mọi file lớn.
Khi nào vẫn nên đính kèm file?
Hãy đính kèm khi file đủ nhỏ (vài MB), khi người nhận cần file nằm trong chuỗi email để lưu hồ sơ, hoặc khi tổ chức của họ chặn link cloud. Với mọi trường hợp khác — video, bộ ảnh, file PDF lớn, cả thư mục — link nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. Xem cách gửi file dung lượng lớn để biết mọi cách theo dung lượng, và cách gửi video dung lượng lớn cho video.
Tóm tắt
Giới hạn dung lượng file đính kèm email nằm trong khoảng 20 đến 25 MB với mọi nhà cung cấp lớn, và việc mã hóa chiếm khoảng một phần ba trong số đó. Với file lớn hơn, hãy gửi link trong email: link cloud của nhà cung cấp nếu bạn không thể trực tuyến, hoặc link StrongFolder trực tiếp nếu bạn muốn không tải lên, dịch vụ không giới hạn dung lượng và không để lại bản sao trên máy chủ.